従業員の給与明細はWEB化しよう！初心者が知るべき知識をわかりやすく解説！

このサイトでは給与明細のWEB化を実践するにあたり、担当者が直面する課題について多彩な視点から各種のコンテンツを御紹介しています。従来の従業員に向けて明細を書面で交付するのと比較しても、色々なメリットを享受できるはずです。総務や人事での繁忙期のスタッフ確保や、紙資源消費量削減など多彩なメリットを期待することができます。 支援ツールには無料から有償までそれぞれの会社の実情に合わせて最適のものを選択することができるはずです。

従業員の給与明細はWEB化しよう！初心者が知るべき知識をわかりやすく解説！

給与明細のWEB化とは、紙ベースで提供していた給料の明細をインターネット上で公開するというシステムを採用することです。
これは従業員側からみれば、給与明細が紙ではなく電子化されたデータで提供されることを意味します。
従業員にとってみれば給与明細を紛失してもいつでも必要なデータにアクセスできるばかりでなく、過去のデータを参照して家事管理にも活用するというメリットも享受できるのは注目すべきポイントといえます。

紙の給与明細をWEB化するとはどういう意味？

最近では給与明細をWEB化するという流れが定着しつつあります。
具体的に給与明細をWEB化するというのはどのような意味があるのでしょうか。
この問題は3つのポイントから意味を明らかにすることができます。
まず従来から従業員に書面の形で交付されてきた給料の明細を電子化して、インターネット上で公開することです。
この方式を実現することで手元にスマホやパソコンなどの端末を確保しておけば、いつでも任意のタイミングで明細を確認することができます。
もう一つは従来からの書面作成作業から解放されることです。
給与計算から印刷・封入・交付などの一連の作業に割り振られていた、マンパワーの消費や人件費削減などのメリットを実現することが叶います。
そして最期は紙資源消費を大幅に削減できることです。
給与明細はもはやインターネット上でやりとりされる情報にこそ意義があります。
専用用紙や封筒などの調達は不要になり事業所全体のペーパーレス化も実現します。

事業者で異なる給与明細の最適なWEB化方法

給与明細といった会計上のデータは電子保管しなければならないことが法律で決まりました。
これに伴い企業における会計基準・方法も大きく変わりました。
特に給与明細などは個人情報ですから、その管理方法は細かく指定があります。
こうしたデータを管理する際のソフトウェアは大変種類が多く、選ぶ際に悩まれる方も多いです。
ですが、基本的には会社規模により選定基準は変わります。
中小企業であれば、従業員数も少ないことからWEB化が最適とされています。
これはアクセスするデバイスを選ばないため、会社内・社外にいても作業ができるというメリットがあります。
これらを使用することで業務効率があがり、生産性の工場にもつながります。
一方従業員数が多い大企業においてはサーバー上に保管するクラウド管理タイプがお勧めです。
クラウド上に保管することで、バックアップにもつながり情報の冗長化を図るとともに、セキュリティ面でも信頼が置くことができます。

サービスごとに特徴が違う給与明細のWEB化ツール

WEB化に伴った給与明細がクラウドに移動させることで、コスト削減を実行しようとしている企業は増えています。
実際に紙を用いなくても閲覧や確認が可能となってきますし、うまく取り入れればかなりのコスト削減のつながってくるのです。
ただし給与明細のソフトはメーカーにより特徴が変わってくるために、自分の会社にどのシステムが一番当てはまるのかを見極める必要があります。
システムは大きく3つに別れますが、どの程度無料でできるのかやオプションの種類が変わってくるために、加入する際はしっかりと納得してみておくことが大事です。
インターネットを通じて従業員あてに配信されるために、従業員はパソコンやスマホを使用して見られるようになります。
しかし体制を整備するには機器の準備から対応に当たる人員を配置、予算も確保する必要が出てくるのです。
特に機器は非常に大きな問題なので、投入のためのコストが高すぎるといった事態は避けねばなりません。

目的や環境に合わせて選ぶ給与明細のWEB化ツール

給与明細などの会計上必要な書類を電子で保管しておくことが法律で定められたことに伴い、多くの会社ではWEB化が進んでいます。
WEB上で明細が把握できるということは大量の紙でデータを保管する必要もなく、また必要なデータをすぐに見つけることができるといったメリットもたくさんあります。
一方で、様々なツールがあるために、どのソフトウェアが自社にあったものなのかを探すことは簡単ではありません。
ソフトウェアを選ぶ上では目的を軸にして選択すると良いでしょう。
例えば従業員人数を基準にする・明細をどこまで細かく記述する・何年前の過去のデータを紹介できるようにするかなどです。
また、給与明細といった大切な個人情報を扱うものなので、セキュリティを軸に選ぶことも一つの手です。
中には半年間無料でお試しできるサービスもあるため、選択肢がたくさんあって選べないという場合はこれらの試供ソフトを使用してから判断しても良いでしょう。

増加傾向にある給与明細をWEB化する事業者

給与明細をWEB化する事業者は様々なシステムを提供する会社がサービスを提供していて、増加傾向にあります。勤怠管理システムをおもに提供していた事業者が、給与計算と給与明細のパッケージを提供する例もあれば、会計システムを提供する会社が人事領域に手を伸ばすケースもあります。飲食店など立ち仕事の人が使いやすいスマートフォンやタブレットだけで完結するようなシステムなど、競争は激しくなっているのです。これだけ業者があればそれだけ価格競争も大きくなり、利用する側から見れば利便性とコストパフォーマンスの高いサービスを選ぶことが出来ます。重要なのはどのシステムが自社の事業を遂行する上で最も成果が出るか、という視点です。業務効率化ではなく、業務に支障がでてしまっては元も子もありません。例えば実際に複数の業者を前提してデモで実際に使う従業員に利用してもらい評価すると言うことも、大切なプロセスであり１つの手段になります。

給与明細のWEB化に積極的な事業者が多い背景

給与明細WEB化は、従業員の給与計算と明細をインターネット上で提供することを可能にするシステムのことです。このようなシステムが普及する端緒になったのは、平成19年1月に実施された税制改正にあります。従来は紙ベースで提供することが義務づけられていた書類について、幅広く電子化を許容することになったわけです。最近では給与明細システムの普及傾向が顕著になっていますが、背景には給与計算などにまつわる事務負担の過大さとペーパーレス化の流れの二点を指摘することができます。紙の給与計算では、計算から印刷・封入から配布に至るまで事務作業が不可避で何らかのヒューマンエラーが発生するリスクが存在しています。システム化されることでこれらのヒューマンエラーを大きく改善することが叶います。 また給与明細の作成には色々な段階で紙資源を消費します。給与明細をウエブ化すれば、封筒や専用用紙などの購入や調達が不要となり紙資源消費の削減をはかれます。

給与明細のWEB化サービスに標準搭載されている機能

給与明細WEB化システムは、従業員の給与の明細をインターネット上で公開し、パスワードを入力することで必要なタイミングで必要な情報が提供されるシステムのことです。どのような機能が実装されているかは、各ベンダーにより違いですが、概ね三点に集約することができます。 ・データのウエブ化、作成された明細のデータをインターネット上で公開するというもので給与明細システムの基本をなすものです。明細の作成については別途考慮する必要があります。 ・給与計算機能、これは給与計算に必要なデータを入力することで自動計算そてウエブ化するというものです。 ・労務管理一体型、これは給与計算だけでなく社会保険や労働保険などの福利厚生なども一括して計算管理してウエブ上に公開します。社会保険などのほか、マイナンバー管理や所得税の年末調整など給与計算にまつわる事務手続きを広い範囲にわたってカバーしているのが特徴です。対応範囲が広いものの、コストが嵩む傾向があります。

給与明細のWEB化サービスにトラブルが発生したらサポートに相談

給与明細のWEB化は会社側が社員への給与支払いの際の給与明細を、インターネットを通じて配信することです。給与明細のWEB化は近年流行状態が続いている感染症の影響もあり、テレワークなどが普及し多様な働き方の選択が出来るようになった背景もあり従来の明細の手渡しが困難となる人も多く効率的ではないという課題を解決してくれるサービスです。給与のデータをアップロードするだけで明細の発行が可能となり、物理的なコストの大幅な削減を図ることが出来ます。また作業時間の短縮や、人的ミスの防止にも良い影響を与えてくれます。メリットの多いサービスですが万が一トラブルが発生した場合には、サポートに相談をして迅速な対応を求めることが出来ます。サービス導入後のサポート体制が充実している所では、24時間体制でチャットによる支援やメールでの対応をしてくれるサービスもあります。万が一に備えて、個人情報の保護やデータの適切管理を厳重に行っている会社を選ぶようにすると良いです。

給与明細のWEB化は自社課題の解決に貢献

企業によってはいくつかの問題を抱えており、その解決方法に頭を悩ませているのではないでしょうか、ペーパーレス化や担当者の負担軽減など手間の簡略化などさまざまな問題が存在しています。給与明細のWEB化はこれらの自社課題を解決するために役立ち、日々の業務をよりスムーズに行うための助けとなってくれるでしょう。もっとも顕著に効果を感じる可能性があるのは、給与明細のペーパーレス化かもしれません。これまで紙の給与明細を発行してきた企業にとって、従来からの方式をどうやって切り替えていくかは難しい問題です。給与明細のWEB化によって利便性がアップし、従業員は紙の明細を紛失したり再発行を依頼したりといった手間も必要がなくなり、いつでも確認できるようになります。大量の明細を発行していた担当部門の負担の軽減にも繋げることが可能です。紙の明細には印刷代などのコストがかかりますが、WEBであればこれらの費用は不要となります。