従業員の給与明細はWEB化しよう！初心者が知るべき知識をわかりやすく解説！
このサイトでは給与明細のWEB化を実践するにあたり、担当者が直面する課題について多彩な視点から各種のコンテンツを御紹介しています。従来の従業員に向けて明細を書面で交付するのと比較しても、色々なメリットを享受できるはずです。総務や人事での繁忙期のスタッフ確保や、紙資源消費量削減など多彩なメリットを期待することができます。 支援ツールには無料から有償までそれぞれの会社の実情に合わせて最適のものを選択することができるはずです。
従業員の給与明細はWEB化しよう！初心者が知るべき知識をわかりやすく解説！
給与明細のWEB化とは、紙ベースで提供していた給料の明細をインターネット上で公開するというシステムを採用することです。
これは従業員側からみれば、給与明細が紙ではなく電子化されたデータで提供されることを意味します。
従業員にとってみれば給与明細を紛失してもいつでも必要なデータにアクセスできるばかりでなく、過去のデータを参照して家事管理にも活用するというメリットも享受できるのは注目すべきポイントといえます。
紙の給与明細をWEB化するとはどういう意味？
最近では給与明細をWEB化するという流れが定着しつつあります。
具体的に給与明細をWEB化するというのはどのような意味があるのでしょうか。
この問題は3つのポイントから意味を明らかにすることができます。
まず従来から従業員に書面の形で交付されてきた給料の明細を電子化して、インターネット上で公開することです。
この方式を実現することで手元にスマホやパソコンなどの端末を確保しておけば、いつでも任意のタイミングで明細を確認することができます。
もう一つは従来からの書面作成作業から解放されることです。
給与計算から印刷・封入・交付などの一連の作業に割り振られていた、マンパワーの消費や人件費削減などのメリットを実現することが叶います。
そして最期は紙資源消費を大幅に削減できることです。
給与明細はもはやインターネット上でやりとりされる情報にこそ意義があります。
専用用紙や封筒などの調達は不要になり事業所全体のペーパーレス化も実現します。
事業者で異なる給与明細の最適なWEB化方法
給与明細といった会計上のデータは電子保管しなければならないことが法律で決まりました。
これに伴い企業における会計基準・方法も大きく変わりました。
特に給与明細などは個人情報ですから、その管理方法は細かく指定があります。
こうしたデータを管理する際のソフトウェアは大変種類が多く、選ぶ際に悩まれる方も多いです。
ですが、基本的には会社規模により選定基準は変わります。
中小企業であれば、従業員数も少ないことからWEB化が最適とされています。
これはアクセスするデバイスを選ばないため、会社内・社外にいても作業ができるというメリットがあります。
これらを使用することで業務効率があがり、生産性の工場にもつながります。
一方従業員数が多い大企業においてはサーバー上に保管するクラウド管理タイプがお勧めです。
クラウド上に保管することで、バックアップにもつながり情報の冗長化を図るとともに、セキュリティ面でも信頼が置くことができます。
サービスごとに特徴が違う給与明細のWEB化ツール
WEB化に伴った給与明細がクラウドに移動させることで、コスト削減を実行しようとしている企業は増えています。
実際に紙を用いなくても閲覧や確認が可能となってきますし、うまく取り入れればかなりのコスト削減のつながってくるのです。
ただし給与明細のソフトはメーカーにより特徴が変わってくるために、自分の会社にどのシステムが一番当てはまるのかを見極める必要があります。
システムは大きく3つに別れますが、どの程度無料でできるのかやオプションの種類が変わってくるために、加入する際はしっかりと納得してみておくことが大事です。
インターネットを通じて従業員あてに配信されるために、従業員はパソコンやスマホを使用して見られるようになります。
しかし体制を整備するには機器の準備から対応に当たる人員を配置、予算も確保する必要が出てくるのです。
特に機器は非常に大きな問題なので、投入のためのコストが高すぎるといった事態は避けねばなりません。
目的や環境に合わせて選ぶ給与明細のWEB化ツール
給与明細などの会計上必要な書類を電子で保管しておくことが法律で定められたことに伴い、多くの会社ではWEB化が進んでいます。
WEB上で明細が把握できるということは大量の紙でデータを保管する必要もなく、また必要なデータをすぐに見つけることができるといったメリットもたくさんあります。
一方で、様々なツールがあるために、どのソフトウェアが自社にあったものなのかを探すことは簡単ではありません。
ソフトウェアを選ぶ上では目的を軸にして選択すると良いでしょう。
例えば従業員人数を基準にする・明細をどこまで細かく記述する・何年前の過去のデータを紹介できるようにするかなどです。
また、給与明細といった大切な個人情報を扱うものなので、セキュリティを軸に選ぶことも一つの手です。
中には半年間無料でお試しできるサービスもあるため、選択肢がたくさんあって選べないという場合はこれらの試供ソフトを使用してから判断しても良いでしょう。
